Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Dienst „EzySleep" ist:

EzyMotion GmbH

Alsterkrugchaussee 547

22335 Hamburg, Deutschland

Vertreten durch die Geschäftsführung: Felix Dabelgott, Timo Höck

E-Mail: info@ezysleep.eu

Telefon: +49 1579 2394 292

Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Dienstes „EzySleep" zur Vermittlung von Unterkünften (u. a. Monteurzimmer) zwischen anfragenden Unternehmen/Gästen und Gastgebern („Hosts") sowie für die Kommunikation per WhatsApp, E-Mail sowie Telefon.

Kategorien verarbeiteter Daten

• Anfragende (Unternehmen/Gäste): Name, Firma, E-Mail, Telefonnummer, Anfragedetails (PLZ/Standort, Zeitraum, Personenzahl, Budget, Kommentare).
• Gastgeber (Hosts): Telefonnummer (Identifikationsmerkmal), Name/Ansprechpartner (soweit verfügbar), Anschrift der Unterkunft, objekt-/angebotsbezogene Informationen. Die Daten der Gastgeber stammen, soweit nicht direkt von diesen erhoben, aus öffentlich zugänglichen Quellen (u. a. Google-Maps-/Places-Einträge, Monteurzimmer-Plattformen). Bei der ersten Kontaktaufnahme werden Gastgeber über die Verarbeitung und diese Datenschutzerklärung informiert (Art. 14 DSGVO).
• Kommunikationsdaten: Inhalte und Metadaten von WhatsApp-, E-Mail- und Telefon-Kommunikation (Nachrichtentexte, Telefonnummern, Zeitstempel, Zustell-/Lesestatus, Einwilligungs-/Opt-out-Vermerke) sowie — bei Telefonaten, für die eine Einwilligung vorliegt — automatisiert erstellte Gesprächstranskripte und daraus erzeugte Zusammenfassungen, Stichpunkte und Aufgabenvorschläge.
• Technische Daten: Server-Logfiles, IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, technische Kennungen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Vermittlung / Anbahnung der Unterbringung (Bearbeitung von Anfragen, Zusammenführen von Anfrage und passendem Angebot): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/vorvertragliche Maßnahmen), ergänzend lit. f (berechtigtes Interesse an effizienter Vermittlung).
• Kommunikation mit Hosts und Gästen (WhatsApp, E-Mail, Telefon): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; bei aktiver Erstansprache von Hosts per WhatsApp oder Telefon ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Ein Widerruf/Opt-out ist jederzeit möglich (z. B. „STOP").
• Recherche und Zusammenstellung von Unterkunftsangeboten aus öffentlich zugänglichen Quellen (u. a. Google-Maps-/Places-Daten, Monteurzimmer-Plattformen): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Zusammenstellung passender Angebote).
• Erfüllung rechtlicher Pflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

WhatsApp Business (Meta)

Für die WhatsApp-Kommunikation nutzen wir die WhatsApp Business Platform (Cloud API), bereitgestellt durch Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. Dabei werden u. a. Telefonnummern und Nachrichteninhalte an Meta übermittelt und verarbeitet. Die Speicherung der Nachrichteninhalte erfolgt „at rest" in Deutschland (Data Local Storage = Deutschland). Eine Übermittlung in Drittländer (insbesondere USA) ist gleichwohl nicht vollständig ausgeschlossen; Grundlage hierfür sind die EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen von Meta: https://www.whatsapp.com/legal/business-policy/

Nachrichten außerhalb des 24-Stunden-Servicefensters erfolgen ausschließlich mit vorab von Meta genehmigten Vorlagen. Hosts können der Kontaktaufnahme jederzeit widersprechen (z. B. „STOP"); ein entsprechender Opt-out wird gespeichert und beachtet.

E-Mail

Der Versand von E-Mails aus dem Dienst erfolgt über das bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland gehostete Postfach des Dienstes via SMTP. Dabei werden Absender- und Empfängeradresse, Betreff, Nachrichteninhalt und etwaige Anhänge verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt in Deutschland. Ergänzend gelten die Datenschutzbestimmungen des Anbieters.

Telefonie

Für ein- und ausgehende Telefonate im Rahmen der Vermittlung nutzen wir die Telefonie-Dienste der sipgate GmbH, Gladbacher Str. 74, 40219 Düsseldorf, Deutschland. Dabei werden Anrufdaten verarbeitet (Rufnummern der Beteiligten, Zeitpunkt, Dauer und Richtung des Anrufs). Eingehende Anrufe werden – soweit möglich – bestehenden Gastgeber- oder Kundendatensätzen zugeordnet und in der internen Kommunikationshistorie protokolliert; ausgehende Anrufe können direkt aus dem Dienst heraus aufgebaut werden. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Organisation der Vermittlung und einer nachvollziehbaren Kommunikation). Die Verarbeitung durch sipgate erfolgt in Deutschland.

Transkription und KI-gestützte Zusammenfassung

Telefonate können automatisiert transkribiert und anschließend KI-gestützt zusammengefasst werden. Dabei entstehen ein Transkript des Gesprächs sowie eine Zusammenfassung mit Kernpunkten und Aufgabenvorschlägen. Diese Inhalte werden in unserem Dienst gespeichert und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Die Transkription und Zusammenfassung erfolgt über die Funktion „AI Assist" der sipgate GmbH; die Verarbeitung und das Hosting erfolgen nach Angaben des Anbieters in Deutschland bzw. innerhalb der EU.

Grundlage ist ausschließlich die Einwilligung aller Gesprächsteilnehmer (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Zu Beginn des Gesprächs werden die Teilnehmer darauf hingewiesen, dass das Gespräch transkribiert und zusammengefasst wird, und können widersprechen. Wird nicht eingewilligt oder widersprochen, findet keine Transkription statt; das Gespräch wird dann ausschließlich mit den oben genannten Anrufdaten protokolliert. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; bereits erstellte Transkripte werden auf Verlangen gelöscht.

Eine Tonaufzeichnung des Gesprächs findet nicht statt; die Audiodaten werden ausschließlich zur Erstellung des Transkripts verarbeitet und anschließend nicht dauerhaft gespeichert.

Gastgeber und Kunden können der telefonischen Kontaktaufnahme jederzeit widersprechen; ein Widerspruch wird gespeichert und beachtet.

Empfänger / Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir Dienstleister ein, mit denen – soweit erforderlich – Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bestehen:

• Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland — WhatsApp Business Platform (Cloud API); Speicherung der Nachrichteninhalte in Deutschland.
• Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland — Google Maps Platform (Ermittlung von Unterkünften, Adress- und Kartendaten).
• Google Cloud EMEA Ltd., 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland — Cloud-Hosting / Serverbetrieb; Rechenzentrumsstandort Frankfurt am Main (Region europe-west3), Deutschland. Der Auftragsverarbeitung liegt das Google Cloud Data Processing Addendum (Art. 28 DSGVO, inkl. EU-Standardvertragsklauseln) zugrunde.
• STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland — Hosting des E-Mail-Postfachs des Dienstes und E-Mail-Versand. Datenverarbeitung in Deutschland.
• Anthropic PBC, 548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA — KI-gestützte Zuordnung und Extraktion von Angebotsdaten. Übermittelt werden ausschließlich Angebotsdaten aus den Portalen (Inserats-Text sowie Firmenname und Telefonnummer der Gastgeber); Kundendaten werden nicht übermittelt.
• sipgate GmbH, Gladbacher Str. 74, 40219 Düsseldorf, Deutschland — Telefonie (Anbindung ein- und ausgehender Anrufe, Verarbeitung von Anruf-Metadaten) sowie automatisierte Transkription und Zusammenfassung von Gesprächen („AI Assist"), soweit hierfür eine Einwilligung vorliegt. Datenverarbeitung in Deutschland bzw. innerhalb der EU.
• Bright Data Ltd., Israel — Proxy-Netzwerk für die Erhebung öffentlich zugänglicher Angebotsdaten von Monteurzimmer-Plattformen. Über den Proxy werden ausschließlich diese Abrufe geleitet; die zurückgelieferten Seiten können veröffentlichte Kontaktdaten der Gastgeber (Name, Telefon, E-Mail) enthalten. Israel ist durch einen EU-Angemessenheitsbeschluss abgedeckt.

Übermittlung in Drittländer

Bei einzelnen Diensten (u. a. Meta sowie die eingesetzten KI-Anbieter, insbesondere Anthropic mit Sitz in den USA) kann es zu einer Verarbeitung in Drittländern – insbesondere den USA – kommen. Diese erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln und/oder des EU-US Data Privacy Framework. Das Cloud-Hosting bei Google Cloud erfolgt im Rechenzentrum Frankfurt am Main und damit innerhalb der EU. Bei der Datenerhebung über Bright Data erfolgt eine Verarbeitung in Israel; hierfür besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (angemessenes Datenschutzniveau).

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gespeichert, solange dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Im Einzelnen:

• Anfrage- und Kundendaten sowie die zugehörige Kommunikation (E-Mail, WhatsApp, Telefon, Notizen): bis zu drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Anfrage abgeschlossen wurde (regelmäßige Verjährungsfrist für mögliche Ansprüche, §§ 195, 199 BGB). Wo möglich, anonymisieren wir diese Daten früher und behalten nur nicht-personenbezogene Statistiken.
• Gastgeberdaten: für die Dauer der Zusammenarbeit sowie bis zu drei Jahre darüber hinaus. Gastgeber, die wir lediglich kontaktiert haben, ohne dass eine laufende Zusammenarbeit besteht, werden bei ausbleibender Rückmeldung innerhalb von 6 bis 12 Monaten gelöscht. Bei Widerspruch werden die Daten unverzüglich gelöscht bzw. gesperrt.
• Roh-Benachrichtigungen der Anbieter (WhatsApp, sipgate): 90 Tage.
• Gesprächstranskripte und KI-Zusammenfassungen: Transkript und Zusammenfassung werden wie die übrige zugehörige Kommunikation nach Buchstabe a gespeichert. Bei Widerruf der Einwilligung oder auf Verlangen erfolgt eine sofortige Löschung.
• Einwilligungs- und Widerspruchsvermerke: für die Dauer des Betriebs des Dienstes, um den Widerspruch dauerhaft zu beachten und die Einwilligung nachweisen zu können.
• Technische Daten: Logfiles und Anmelde-Sitzungen werden nur so lange gespeichert, wie es für den technischen Betrieb, die Fehleranalyse und die Sicherheit des Dienstes erforderlich ist, und anschließend gelöscht.
• Rechnungs- und Buchungsbelege: 8 Jahre; Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO).

Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten zu schützen. Zugangsdaten (z. B. API-Token) und Kommunikationsinhalte werden verschlüsselt gespeichert; der Zugriff auf den Dienst ist auf berechtigte Mitarbeitende beschränkt und die Datenübertragung erfolgt über gesicherte Verbindungen (TLS).

Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an: info@ezysleep.eu

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HmbBfDI), Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg.

Stand / Änderungen

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand September 2026. Wir passen sie an, wenn sich die Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert.